Front Desk Employee, Ibiza

– Scroll down for English –

Voor onze dochteronderneming 24AROUND zijn wij op zoek naar een Front Desk Medewerker voor een jong en dynamisch advocatenkantoor op Ibiza. Je bent verantwoordelijk voor de administratie, receptie en facility management. Als je een diploma in de rechten hebt, kun je deze taken uitbreiden met juridisch werk, maar dit is geen vereiste. Het advocatenkantoor is een snelgroeiend bedrijf, dus er zijn volop carrièremogelijkheden.

Vereisten & vaardigheden

  • Sterke communicatieve vaardigheden
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands.
  • Spaans sprekend of in staat om Spaans te leren.
  • Sterke organisatorische vaardigheden, oog voor detail en taakgericht.
  • Zelfstandig kunnen werken maar ook een teamspeler.
  • Een echte ‘can do’ mentaliteit.
  • Makkelijk afspraken maken met bijvoorbeeld de gemeente.
  • Een goede basiskennis van juridische zaken is een pré, maar geen vereiste

Voorkeuren

  • Ervaring is niet nodig maar altijd een pré.
  • Bij voorkeur een Nederlander.
  • Duits sprekend (geen vereiste)

Soorten verantwoordelijkheden

Facility management

  • Organiseren van de schoonmaak.
  • Inkoop kantoormaterialen en etenswaren.
  • Contacten met leveranciers.

Administratie – Frontdesk

  • Openen en sluiten van het kantoor.
  • Beheren van het telefoon- en info-e-mailaccount voor dit kantoor.
  • Alle rekeningen opmaken en contact onderhouden met onze centrale boekhouding.
  • Bijhouden van de kantorenarchieven.
  • Administratieve werkzaamheden via e-mail afhandelen.
  • Agendabeheer, planning en organisatie van vergaderingen.
  • Proactief omgaan met e-mails en posten.
  • Organiseren van meetings en conference calls; het voorbereiden van alle benodigde documenten en bestanden.
  • Typen en/of opmaken van documenten, rapporten, conclusies, correspondentie, etc.
  • Bestanden voorbereiden.
  • Algemene administratieve en organisatorische taken.

Secretarieel

  • Klanten ontvangen.
  • Begeleiden van klanten bij het openen van een bankrekening en het verlenen van volmacht.
  • Voorbereiden van benoemingen en ontwerpen van volmachten.
  • Vertalen van documenten mondeling voor notarissen.
  • Opvolgen van relaties met agenten, advocaten en klanten.
  • Assisteren bij de aankoop van onroerend goed.
  • Akten van notarissen verzamelen.

Juridisch (Optioneel)

  • Het zoeken naar eigendommen: kadasterinformatie opvragen, IBI en afvalbelasting controleren bij gemeentehuizen, nutsrekeningen controleren bij leveranciers, vergunning controleren.
  • Assisteren bij het opstellen van een volmacht in het thuisland van de klant met behulp van de sjablonen van het kantoor.
  • Assisteren bij het opstellen van kostenschema’s en betalingen volgens kantoorsjablonen.
  • Assisteren bij het invullen van verkoop- en inkoopcontracten.

Bedrijf

Criado & Myngheer is een dynamisch, jong advocatenkantoor dat breekt met het oude imago van bureaucratie en trage procedures. Als weerspiegeling van de hernieuwde kracht van het land zelf, omarmt het bedrijf moderne technologieën en managementsystemen om optimale efficiëntie te bereiken en de best mogelijke resultaten voor de klanten te garanderen.

Werkuren

Het betreft een functie voor langere tijd (idealiter voor minimaal een jaar) voor 30 tot 40 uur per week (maandag t/m vrijdag).

Salaris

Salaris vanaf €1.750 bruto (afhankelijk van ervaring en diploma’s) of meer bij een gediplomeerde juridische achtergrond met optionele extra’s en bonussen op basis van extra ervaring of hulp bij juridisch werk.

Contact

Mail jouw CV en motivatie naar info@24around.com.


-ENGLISH-

Front Desk Employee & Legal Assistant (optional)

We are looking for a Front Desk Employee for a young and dynamic law firm on Ibiza. You will be responsible for the administration, front desk and facility management. In case you have a degree in law you can expand these tasks with paralegal work. The law firm is a fast-growing company, so there are plenty of career opportunities. 

Requirements & skills

  • Strong communicative skills, kind, service minded, representative, pro-active, punctual, planner, good prioritizing skills, always one step ahead, multi-lingual.
  • Good basic knowledge of legal matters is an advantage.
  • Excellent oral and written communication skills in English and Dutch.
  • Spanish speaking or able to learn Spanish.
  • Strong organizational skills, eye for detail and very task oriented.
  • Able to work independently as well as a team player.
  • A real ‘can-do’ mentality.
  • Able to easily make appointments with for example the council.

Preferences

  • Experience is not needed but always a pro.
  • Preferably a Dutch person.
  • German speaking (not necessary) 
  • Able to manages legal cases as well.

Types of responsibilities

HOUSE KEEPING

  • Organizing the cleaning.
  • Purchasing office materials and food.
  • Contact with suppliers.

ADMINISTRATION – FRONT DESK 

  • Opening and closing the office.
  • Attending the telephone and info email account for this office.
  • Attending walk in clients.
  • Putting together all bills and liaising with our central accounts department.               
  • Keeping the offices archives.
  • Process administrative work via email.
  • Agenda management, planning and organization of meetings.
  • Handling emails and post in a proactive manner.
  • Organizing meetings and conference calls; preparing all necessary documents and files.
  • Typing and/or formatting documents, reports, conclusions, correspondence, etc.
  • Prepare files.
  • General administrative and organizational tasks.

SECRETARIAL

  • Receiving clients.
  • Accompany clients to open bank account and granting Power of Attorney.
  • Preparing appointments and drafts of Powers of Attorney.
  • Translating documents verbally before notaries.
  • Following up relations with agents, lawyers and clients.
  • Upon the purchase of properties assisting to: change owner at utilities contracts, domicile payments for office facility, preparing standing orders for payment of community or local taxes.
  • Collect deeds from notaries.

PARALEGAL (Optional) 

  • Doing the searches for properties: ordering land register information, checking IBI and garbage tax at town halls, checking utilities bills with suppliers, checking license with the counsel.
  • Assisting to draft Power of Attorney in the clients home country using office’s templates.
  • Assisting to prepare cost schedules and payments following offices templates.
  • Assisting to fill out sales- and purchase-contracts.

Company

Criado & Myngheer is a dynamic, young law firm that breaks with the old image of red tape and slow-moving procedures. Reflecting the newfound vigour of the country itself, the firm embrace modern technologies and management systems in order to achieve optimal efficiency and ensure the best possible results for our clients.

Working hours 

The job is a long term position (ideally for at least one year) for 30 to 40 hours a week (Monday to Friday). 

Salary

Salary starting from €1.750 gross (depending on experience and degrees) or more in case of a qualified law background with optional extra’s and bonuses based on additional experience or help with legal cases. 

Contact

Mail your CV and motivation to info@24around.com.